Fator R é a divisão entre a folha de salários dos últimos 12 meses e a receita bruta do mesmo período. Se o resultado for igual ou maior que 28%, a empresa de serviços do Simples Nacional é tributada pelo Anexo III (alíquota inicial de 6%); se ficar abaixo de 28%, cai no Anexo V (alíquota inicial de 15,5%). Na prática, é o número que decide se um médico, dentista, engenheiro, arquiteto, psicólogo ou consultor PJ paga 6% ou 15,5% sobre o que fatura.

Como calcular o fator R

A fórmula é simples: Fator R = folha de salários dos 12 meses anteriores ÷ receita bruta dos 12 meses anteriores. Na folha entram salários, pró-labore dos sócios, 13º, férias, FGTS e a contribuição patronal ao INSS. Na receita entra tudo o que a empresa faturou no período, contado até o mês anterior ao da apuração.

Exemplo

Uma clínica faturou R$ 240.000 nos últimos 12 meses e teve folha (pró-labore + encargos) de R$ 72.000. Fator R = 72.000 ÷ 240.000 = 0,30, ou 30%. Como ficou acima de 28%, a clínica apura pelo Anexo III. Se o pró-labore tivesse sido de R$ 40.000, o fator R seria 16,7% e a mesma clínica pagaria pelo Anexo V.

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Quais atividades dependem do fator R

A regra vale para as atividades listadas no § 5º-I do art. 18 da Lei Complementar 123/2006: medicina, odontologia, psicologia, fisioterapia, nutrição, enfermagem, engenharia, arquitetura, publicidade, jornalismo, auditoria, consultoria, perícia, representação comercial, entre outras. Escritórios de contabilidade ficam sempre no Anexo III, sem depender do fator R. Comércio e indústria não usam o fator R.

Fator R é calculado todo mês

Esse é o ponto que mais pega empresas de surpresa. O cálculo não é anual: a cada mês o PGDAS-D recalcula o fator R com a janela dos 12 meses anteriores. Uma empresa pode estar no Anexo III em março e cair no Anexo V em abril porque faturou mais e não ajustou o pró-labore. Por isso o acompanhamento mensal faz diferença.

Como usar o fator R a favor da empresa

  • Dimensionar o pró-labore: como o pró-labore entra na folha, um valor bem calculado pode levar o fator R a 28% sem inflar o INSS além do necessário.
  • Projetar o faturamento: em mês de receita alta, revisar o pró-labore antes do fechamento para não perder o Anexo III.
  • Contratar quando fizer sentido: um funcionário registrado também conta na folha e pode manter a empresa no anexo mais barato.
  • Comparar com o Lucro Presumido: acima de certo faturamento, mesmo o Anexo III pode perder para o Presumido; a conta precisa ser feita com os números da empresa.

Erros comuns

  • Fixar o pró-labore em um salário mínimo e descobrir o Anexo V só na apuração.
  • Esquecer que o INSS patronal e o FGTS entram na folha para o cálculo.
  • Usar a receita do mês em vez da receita acumulada de 12 meses.
  • Ignorar o fator R na abertura da empresa e escolher o CNAE errado.

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Como a L&F Gestão Contábil resolve isso pra você

A L&F Gestão Contábil calcula o fator R todo mês para os clientes de serviços em Belo Horizonte e Nova Lima, simula o pró-labore ideal e avisa antes do fechamento quando a empresa está perto da linha de 28%. Para quem ainda vai abrir a empresa, a simulação é feita antes do CNPJ sair.

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Perguntas frequentes

O que acontece se o fator R ficar abaixo de 28%?

A empresa passa a ser tributada pelo Anexo V naquele mês, com alíquota inicial de 15,5% em vez de 6%. Ela volta ao Anexo III assim que o fator R subir de novo.

Pró-labore entra no cálculo do fator R?

Sim. O pró-labore dos sócios, com o INSS patronal sobre ele, é a principal forma de uma empresa sem funcionários alcançar os 28%.

Contador precisa de fator R?

Não. Serviços contábeis estão no Anexo III por lei, sem depender do fator R. A regra é para as atividades intelectuais listadas na LC 123/2006, como saúde, engenharia e consultoria.

Empresa nova, sem 12 meses, como calcula?

No primeiro mês usa-se a folha e a receita do próprio mês; nos seguintes, a média dos meses de atividade até completar 12.